英語でビジネスメールを書くとき、とりあえず「Dear Mr.◯◯◯◯」て書いて、しばし硬直。
キーボード上で指先がフリーズ。
そんな経験あるだろうか？
今はChatGPTとかで翻訳してコピペだろうか？
私も実際の業務でAIを利用して英文メールを書くことは多々ある。しかし、盲目的にコピペするのは危険。AIによる翻訳は素晴らしいが万能ではない。基本ルールを理解しておくことはやはり重要。
英語メールは、日本語でのメールと異なる点があり注意が必要。またビジネス英語には、日常英会話と違ったマナーが存在する。
しかし、それほど多くはないのでポイントを押さえれば、堂々とした英語ビジネスメールを作成できるようになる！ChatGPT活用と併用すれば最強よ。
今回は、
- 英語メールのコツ
- 例文【目的別】
- こなれた表現
もちろん ”慣れ” は必要。
ネイティブから受け取った英語メールをよく観察し、どんどんマネしていこう。
英語メールのコツ
まわりくどい文章は避け、コンパクトで分かりやすいメールを書くことが重要。
丁寧さよりも簡潔さを重要視したシンプルな構成を心掛けよう。
英語ビジネスメールでは時候の挨拶など格式ばった表現を使う必要はなく、メールの目的を簡潔にまとめればOK。
つまり、まず日本語で書いて、それを英訳するようなやり方はNG！
最初から英語マインドで、英語で書き始めるべし。
メールを書く際にはまず誰に何を伝えたいのかを明確にした上で、目的に合わせた表現を使い分ける。
例文【目的別】
目的別に英語メールの例文を紹介する。
しかし、その前に「Subject（件名）」について。
これは日本語で書く場合と変わらないが、ビジネスメールの件名では本文の内容を簡潔にまとめることが重要。
迷惑メールと思われるような「Hello!」「Hi!」といった件名は避けよう。
よく使われる英語表現の件名は、例えば以下のとおり。
- Reminder for Next Meeting （次回ミーティングのリマインダー）
- Change of Next Meeting Time （次回ミーティングの時間変更）
- Confirmation of Appointment（予定確認）
- Enquiry／Inquiry about Shipping Cost（配送費に関するお問い合わせ）
- Thank you for your invitation（ご招待ありがとうございます）
- This is Yoshio from MORIC company（MORICカンパニーのヨシオです）
それでは【目的別】英語メールの例文について。
お知らせ
「〜についてお知らせいたします」という丁寧なビジネス定型表現。万能な表現なので、様々なシーンで使える。似た表現に「Please be advised that～（～をご了承ください。）」がある。
This is to inform you that～ ／ This is to let you know that～
直訳すると「このメールは～についてお知らせするためのものです」という切り出し文句。個人的には「let you know」というフレーズが、とても英語的で好き。「This is to let you know that tomorrow’s meeting has been cancelled.（明日のミーティングが中止になったため、お知らせします）」のように使える。
何かバッドニュースや嫌なことを伝えなければならないときの「残念ながら～についてお知らせせねばなりません」という感じの表現。例えば、値上げのお知らせなどに用いることができる。
お詫び
I apologize for ～ ／ I am sorry for
お詫びや謝罪を表す代表的なフレーズ。例えば「I apologize for the delay in replying.（返事が遅くなり申し訳ございません）」や「I am sorry for your inconvenience.（ご不便おかけして申し訳ございません）」のように使う。
ネイティブっぽい表現で好き。例えば「Apologies for the inconvenience.（ご不便をおかけし申し訳ありません）」のように使える。
Sorry for the delay in my response.
「late」よりも「delay」の方がスマートな響きがある。
用件を伝える
「This is to～」は用件を最初に言い切ってしまう表現。上の例文では「製品XYZについての納期確認の連絡です」と言い切るケース。
Regarding due date for product XYZ,
「Regarding～」で、～の件ですがという切り出し文句。どんな場合でも使える便利な表現。「製品XYZの納期についてですが」と切り出し、続けてこの納期の前倒し可能性について打診する場合は、”is it possible to move this date forward?”となる。
「お願いしたいことがあります」の意味で、続いて依頼内容を書く。
I was wondering if you could check the ～
かなり丁寧な表現。「～してくれると嬉しい」といった意味合い。この例では「～を確認いただければ幸いです」といった内容。
「〜してくれると有難い」という意味だが、より間接的で丁寧な表現。
As I’ve talked over the phone yesterday,
「昨日電話したとおり、」の意味。他にも「As I’ve written in my last e-mail, 」という表現もありで、これは「私の最後のメールで書きましたとおり、」の意味になる。
リマインド
以前送ったメールに返事がないとき、または締切日が近いときに、以前に自分が送ったメールを「返信」か「転送」して活用するケースも多い。件名の最初に「REMINDER」と追記、本文に「This is a gentle reminder. 」と書いて送信すれば完璧。※本文にはなにも書かずにそのまま送る人もいる。
This is to remind you that,
リアクションがない相手に対しての書き出し文句。
日程調整
ビジネスにおいて日程調整は頻発する。この例文は「下記日時において、ご都合のよい日時がありましたら調整させていただきます」の意味。
問い合わせ
I would like to inquire about ～.
「～についてお伺いしたいのです」の意味で、シンプルなので使いまわし抜群である。
「～することは可能でしょうか」の意味で、例えば「Would it be possible to have a brochure of your new product?（新製品のパンフレットをいただくことは可能でしょうか？）」のように使う。
＂こなれた＂表現
ビジネス英語メールのコツと例文【目的別】を学んだ後は、＂こなれた感＂のある表現を身につけてメールを格上げしよう。
Hope this mail finds you well.
「How are you? 」は口語的表現なので、このフレーズが便利。こなれた感も出せる。日本語的には「ご健勝のことと存じます」みたいな意味。（そんなに硬くないけど）
「ご連絡ありがとうございます」や「確かに拝受しました」の意味。「Thank you for your email.」は正統派すぎてダサい。
This has reference to 〜 ／ With regard to ～
「Regarding〜」よく使いうが毎回これだとアレなので(笑)、「This has reference to〜（〜の件）」や「With regard to ～」を使えれば、表現のバリエーションが増える。
ポイントは「kind」だ。「For your reference（ご参考まで）」は頻出表現だが、referenceの前にkindをつけるとそれっぽくなる。なお「FYR」はFor your referenceの略で、「FYI」はFor your informationの略。
Will check the status.
英語を使いこなす外国人のメールはよく「 I（私）」を省略する。とにかくシンプル化が正義だから！ 確かに省略すれば、それっぽい英語になる。
普通なら「Thank you very much for your time. 」と書くと思うが、appreciate という単語は感謝の意を表す便利な単語。
・Please feel free to ask if any questions.
・Should you need any clarifications, please feel free to contact me.
普通に書くと「Please feel free to ask me if you have any questions. 」で、間違いではないが、下段のように書けばこなれた感じを出せる。２つ目は結構丁寧な表現。
日本語でよく使う「〜をご了承ください」を表現する場合、真っ先に思いつく「Please understand that ～」は若干ニュアンスが異なる。「be advised (that) ～」は「～をアドバイスされてください」＝「～をご了承ください」で、ピッタリ。
まとめ
英語メールを作成するときのポイントと頻出フレーズをご紹介した。
→ とにかく「結論ファースト」・「単刀直入」
■例文【目的別】
お知らせ ／ お詫び ／ 用件を伝える ／ リマインド ／ 日程調整 ／ 問い合わせ
■＂こなれた＂表現
さらりと英語でのビジネスメールを書くには慣れが必要。
最初は時間がかかるが何度も自分宛の英文メールを読み、何度も書くうちに、コツをつかみ短時間でのメール作成が可能になる。
「コツを知る ＋ 例文【目的別】＋ こなれた表現」
ちなみに、英語メールがスムーズに書けるようになると日本語メールがとても煩わしく思えてくる。日本語って複雑で難しいと改めて気づかされる。この全くタイプの違う言語でのメールはマインドセットから切り替えることが重要かも。
同じ意味のフレーズが複数ある場合は、最もしっくりくるフレーズを選んでおこう。
私は以前、オンライン英会話の講師に自分が作成した英語メールの添削をお願いすることがあった。意味が通じているか、自然な文面になっているかを、ネイティブの目線で見てもらう。これはスピーキング学習以外のオンライン英会話の活用法で、オススメ！
英会話の学習については下の記事をご参照ください。
今日はここまで。
最後までお読みいただきありがとうございました。
現地企業で働きながら日々英語と格闘中
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